Работаем из дома: как перевести офис на удаленку

Весь коллектив нашей компании уже второй месяц работает в удаленном режиме: как организовать удаленную работу, на что стоит обратить внимание и какие программные решения в этом помогут - попробуем разобраться в этой статье.

Мы регулярно практикуем удаленную работу, когда сотрудник по уважительной причине может отработать несколько дней из дома, потому что сфера нашей деятельности позволяет довольно легко организовать домашнее рабочее место.

Я убежден, что данный формат работы не является панацеей и не подходит всем компаниям без исключения, кроме того, если вы никогда не тестировали подобный формат работы ранее, идеальной организации добиться не получится, но давайте разбираться по-порядку.

Телефония

Наверное, ни одна компания не обходится без собственного телефонного номера и это первый нюанс для перехода в онлайн. Если вы используете виртуальную АТС или облачную телефонию, то у вас все отлично, но как быть тем, у кого стационарные телефоны стоят в офисе и подключены в телефонную розетку?

Вот и первый подводный камень. Мы давным-давно перешли на облачную телефонию, настроили под себя виртуальную АТС. У сотрудников на рабочем месте стоят на вид ничем не отличающиеся от обычных телефонные аппараты, вот только работают они через интернет. 

Кстати, в офисе мы используем телефоны Panasonic серий KX-HDV и KX-UT, раньше использовали KX-TGP500 (это серия радиотелефонов), но позже решили полностью отказаться ввиду функциональных особенностей. 

SIP-телефоны Panasonic очень просты в настройке и неприхотливы в эксплуатации, пережили не один переезд и тысячи часов разговоров. Поэтому, если вы вдруг ищете подходящий аппарат, я рекомендую именно Panasonic.

Что касается выбора поставщика услуг облачной телефонии,  то однозначного ответа у нас нет. На рынке сегодня большой выбор - от гигантов вроде Ростелекома до небольших компаний. В ходе работы часто настраиваем клиентам виртуальные АТC от самых разных провайдеров, и вот довольно популярные решения встречаются у компании Zadarma. Причин несколько, главные из которых - высокое качество за сравнительно низкую цену, большой выбор телефонных номеров и простота настройки виртуальной АТС. Развернуть облачную телефонию на 25 добавочных номеров и несколько прямых номеров вида (8-800) можно всего за пару часов. 

Ранее в блоге мы уже публиковали статью с обзором облачных АТС, рекомендую прочитать. 

Для использования облачных сервисов не обязательно покупать специальное оборудование (sip телефоны или sip шлюзы), достаточно обойтись софтом для пк и смартфонов, который находится в свободном доступе. 

CRM-система и менеджер задач

Следующим немаловажным звеном в организации общего рабочего пространства являются системы управления проектами и продажами. Бывают как узконаправленные системы, автоматизирующие только работу отдела продаж, так и более масштабные решения, с помощью которых можно организовать работу нескольких департаментов. Все зависит от размера и специфики вашего предприятия.

Если вам требуется контролировать рабочее время сотрудников (начало и конец рабочего дня), ставить и выполнять задачи, контролировать выполнение задач, получать обратную связь от клиентов, вести документооборот и тому подобное, тут потребуется серьезная комплексная работа, причем не только от исполнителя, но и от заказчика, а также соответствующее программное обеспечение.

Стоит отметить, что организовать ту же облачную телефонию можно очень быстро, а вот с crm и erp системами дело обстоит гораздо сложнее. Нужно не только внедрить программный продукт, но и научить сотрудников с ним работать. Обычно на это уходит от нескольких дней до нескольких месяцев и зависит от объемов внедрения.

Какую crm-систему выбрать, можно почитать здесь.

Внутренние и внешние коммуникации

Главным звеном в любой работе является коммуникация - как с клиентами, так и внутри команды. Мы уже разобрались с телефонией, которую в большей степени можно отнести к внешней коммуникации (хотя сейчас мы ее используем очень активно и для внутреннего общения - поднял трубку, набрал добавочный и уже разговариваешь с коллегой голосом, как будто в старые-добрые офисные времена), и crm-системами, которые как раз отвечают за внутренние коммуникации (хотя опять же, многие клиенты подключены к нашему корпоративному порталу и напрямую участвуют в развитии своего проекта). Теперь рассмотрим коммуникации внутри нашего удаленного офиса. 

В своей работе для переписки внутри команды мы используем Telegram, он прост и удобен, позволяет создавать каналы и группы. У каждого отдела свой групповой чат. Есть общий канал с открытой информацией. Конечно, подобное есть и в Битрикс24 (у нас используется коробочная версия корпоративного портала от 1С-Битрикс), но Telegram оказался более легким, удобным и подходящим для удовлетворения наших потребностей. Знаю, что многие компании используют Slack, сейчас и Яндекс активно развивает технологии для корпоративного общения.

Для групповых видео-планерок используем Zoom. Сейчас будем тестировать аналогичный сервис видеоконференций от Zadarma, многие компании используют Skype. Кому что больше нравится. 

Третий инструмент - электронная почта. У каждого сотрудника есть свой персональный адрес корпоративной электронной почты. Часть задач от клиентов поступает именно через этот канал. Далее задачи расставляются, контролируются и выполняются с использованием корпоративного портала.

Вообще, организовать коммуникацию с клиентами и сотрудниками - и есть основная задача при переходе на удаленную работу. К примеру, если вы копирайтер, то организовывать вашу работу не нужно, вы и сами знаете, как открыть ворд и начать писать. А вот что делать до и после, от кого получать тз, кому отдать готовый текст, кто и как должен получить и проконтролировать оплату - это все коммуникации,  которые и нужно организовывать. Офиса нет - подойти, узнать о правках и решить другие вопросы в личной беседе уже не получится.