Обзор сервисов электронного документооборота

Автоматизация бизнес-процессов и упрощение уже существующих процедур сегодня являются ключевыми факторами успешного развития современного бизнеса. Чем меньше рутины, волокиты и бюрократии, тем больше времени остаётся на развитие.

Именно поэтому крупными IT-компаниями создано множество программных продуктов и онлайн-сервисов, направленных на упрощение типовых процессов.

Одним из ключевых направлений оптимизации бизнеса является документооборот, осуществляемый как внутри фирмы, так и вне нее (другими контрагентами и государственными органами). Согласитесь, что бегать с «бумажками» и хранить информацию в громадных бумажных архивах – отголоски прошлого. Стремительное развитие информационных технологий позволяет снгодня осуществлять обмен документами в электронном виде.

Электронный документооборот выгоден для предприятия не только из-за сокращения расходов на бумагу и заправку принтеров, он нужен для увеличения скорости обмена информацией, придания большей прозрачности, повышения уровня защищенности и конфиденциальности. Унификация и внедрение собственных шаблонов позволяет упростить делопроизводство на предприятии, оптимально сократить количество сотрудников, участвующих в данном процессе.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет модернизировать фактически все направления, связанные с ведением бизнеса:

• управление кадрами;
• архивирование;
• бухгалтерия;
• сдача отчётности в государственные органы («ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» и прочие);
• экономика и финансы;
• склады;
• управление;
• взаимодействие с контрагентами;
• участие в государственных закупках и тендерах и т. д.

От того, какое направление бизнеса необходимо упростить и улучшить, зависит выбор соответствующего программного обеспечения и сервиса ЭДО.

При выборе той или иной системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• текущие тарифы и стоимость;
• наличие пробной версии или демонстрационного продукта для наглядного ознакомления со всеми возможностями;
• возможность интеграции с другими программами и сервисами (в частности, с «1С»);
• наличие мобильного редактора (приложение, позволяющее производить операции по работе с электронным оборотом документов в режиме реального времени при помощи смартфона с подключенным интернетом);
• учет российской специфики (многие иностранные продукты непригодны для работы на территории России);
• информационная безопасность, контроль доступа, криптозащита.

Итак, давайте рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (ЭДО).

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

• проверка контрагентов;
• подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
• поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
• дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
• ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
• внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
• управление бизнес-процессами;
• CRM-система для отдела активных продаж.

Кроме того, «СБИС» предоставляет готовые программные решения для электронного документооборота ресторанов и кафе, салонов красоты, супермаркетов, ЖКХ, интернет-магазинов и аптек.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год. За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

• формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
• автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
• распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
• хранить документы в единой базе данных;
• отправлять отчёты в государственные органы;
• сверять взаиморасчёты с контрагентами;
• вести международный ЭДО;
• интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

• отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
• вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Synerdocs»

Ещё один продукт, постепенно набирающий популярность в России. В целом, возможности идентичны ЭДО от «Контур.Диадок»:

• создание, редактирование и отправка электронных документов контрагентам и государственным надзорным органам;
• интеграция с учетными системами «1С», «DIRECTUM», «SAP»;
• ведение сверки по взаиморасчетам с контрагентами.

Стоимость ЭЦП – 1600 рублей. Минимальный тариф - 2050 рублей/год из расчёта 300 отправок документов в течение всего периода. Явно проглядывается стремление компании уйти из ниши микробизнеса в сторону малого, среднего и крупного.

Если Вы хотите произвести интеграцию с системой «1С», то самый легкий способ - выбрать тарифы, начинающиеся от 1000 исходящих документов, что обойдется вам в сумму от 6300 руб./год и далее. При этом, интеграция с данной учётной системой будет осуществляться бесплатно.

Электронные документы свыше тарифного лимита оплачиваются из расчёта 7 рублей/пакет.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт - именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР». Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год. Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно. Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки. «Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

• организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
• формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
• вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
• просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
• устанавливать шаблоны документов;
• упрощать юридическое сопровождение договоров;
• выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

• многопоточное сканирование (180000 р.);
• CRM-система (75000 р.);
• просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
• интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
• корпоративный портал (150000 р.);
• Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»