Яндекс Трекер. Обзор сервиса управления проектами от «Яндекс»

В современном мире управлять проектом – процесс не лёгкий и связанный с постоянным принятием решений, повседневной коммуникацией между участниками команды, а также множеством правок и корректировок, без которых невозможно воплотить в жизнь какую-либо идею. Чтобы не запутаться во всём этом многообразии действий и при этом не выбиться за установленные сроки реализации, на помощь приходят современные методологии и программные решения, позволяющие облегчить процесс управления.

Одним из таких сервисов, упрощающим управление проектами, является «Яндекс Трекер», популярность которого растёт с каждым днём. Разработчики продукта приложили множество усилий, чтобы сделать процесс максимально прозрачным и наглядным, что, по их мнению, должно минимизировать вероятность возникновения ошибок и улучшить согласованность между членами команды, задействованных в проектной работе.

Главной особенностью «Яндекс Трекера» является реализация рабочих процессов согласно методологии «Agile». Благодаря этому подходу, удаётся достичь «гибкости» при ведении проектов, обеспечить быструю адаптацию под изменения, а также наладить визуальный контроль за ходом выполнения работ. Данная методология широко востребована, как в IT-сфере, так и при ведении крупного бизнеса.

Для обеспечения гибкости в системе реализован режим интерактивной работы, при котором любой участник команды может оставлять свои комментарии и замечания, а для ряда типовых задач можно создать типовые шаблоны технических решений. Электронный документооборот, реализованный в «Яндекс Трекере», устраняет необходимость проведения монотонных рутинных операций.

Принцип работы сервиса строится на постановке задач и отслеживании хода их выполнения, для чего отводятся отдельные страницы под каждую, в рамках которых фиксируются данные об ответственных за их выполнение и связке друг с другом. Все договорённости и общение между участниками рабочей группы фиксируются в системе, что снижает риск недопонимания и ошибок. Чтобы не упустить процесс проступания к выполнению той или иной работы, можно настроить систему оповещений.

Чтобы не запутаться в огромном количестве задач, реализован принцип очередей, при котором происходит группировка по тематикам. Чаще всего они формируются по принципам принадлежности к проектам или их частям, отделам и командам, задействованных в процессе реализации.

Внутри очереди можно задавать компоненты – специальные метки для облегчения сортировки. Можно легко произвести разделение и между службами (например, «Отдел кадров», «Программисты», «Дизайнеры», «Директологи», «Маркетологи» и т.д.). Это облегчит поиск необходимых задач и реализуется управление внутренними бизнес-процессами.

Все задачи можно связывать друг с другом последовательно (есть предшественники и последователи) или иерархично (сложные работы разбиваются на составляющие).

Чтобы обеспечить легкость восприятия и наглядность (одно из главных условий методологии «Agile») имеется «Дашборд» - сводная доска со статистикой. Для подсчёта показателя эффективности и учёта трудозатрат на каждую задачу можно назначить время на выполнение и определить конечную точку («дедлайн»). Это особенно удобно при делении работы на спринты (отрезки).

С чего начать освоение сервиса «Яндекс Трекера»

Пользование веб-системой для управления проектами от «Яндекса» обойдётся от 81 до 209 рублей в месяц за человека и зависит от количества пользователей. Чтобы опробовать продукт, не обязательно приобретать минимальный тариф, имеется бесплатный 60-тидневный период. Им и воспользуемся для начала наглядного знакомства с сервисом.

Чтобы зарегистрироваться, необходимо подключиться к «Коннекту», проекту от «Яндекса», предназначенному для объединения в команду. Если вы этого действие сделали ранее, то в настройках администратора потребуется его подключить.

Нажимаем галочку «Бесплатно на 60 дней», после чего будет отмечен срок окончания данного периода.

После этого входим на сервис. Как уже было сказано ранее, основой управления проектами является постановка задач и их выполнение. Чтобы её создать в «Яндекс Трекере», нажмём на соответствующую кнопку на стартовой панели.

В появившемся окне необходимо выбрать «Очередь», назначить при необходимости шаблон, установить «Тип», определить «Исполнителя» и «Приоритет». Важно также указать ограничение по времени («дедлайн») и теги для удобства навигации.  

Если вы хотите открыть доступ наблюдателям (например, кураторам проекта), указываем их в соответствующем поле.

Нажимаем сохранить. Для каждой задачи в «Яндекс Трекере» создаётся отдельное окно, в котором можно оставлять комментарии и заметки.

Автор поставленной задачи может в любой момент её отредактировать и подгрузить к ней дополнительные файлы. Быстро меняется и статус («В работе», «Решить», «Нужна информация», «Закрыть»). Здесь же можно осуществить и создание подзадач и установке их связей.

Любую задачу можно клонировать, что позволяет существенно сократить время на запуск в исполнение однотипных работ. Если вы хотите вести оценку эффективности, то потребуется для каждой выполняемой задачи заполнять поле «Затрачено времени». Это поможет сопоставить план с фактом.

Если какая-либо задача поступает в работу спустя некоторое время, и вы боитесь пропустить начало, вам помогут уведомления, настройка которых происходит через событие в «Календаре.

В установленную дату и время уведомить можно, как себя, так и одновременно всех участников рабочей команды.

Для автоматизации рутинных процессов можно пользоваться макросами. Правда для этого потребуется иметь чёткие представления о текущих бизнес-процессах и их взаимосвязи с проектными подзадачами/задачами.

Итак, вот у нас и появилась первая задача. Возвращаемся на стартовую страницу, которая представляет собой «Дашборд» - доску задач, предназначенную для визуального контроля за выполнением хода работ. На отображенной панели появятся ранее созданные нами работы и те, в которых мы принимаем участие только, как «Исполнитель» (не можем редактировать).

Предусмотрена возможность настройки под себя, для чего достаточно нажать соответствующую кнопку.

Вводим название и выбираем макет, задающий визуальное отображение виджетов.

Добавим их.

Доступны следующие виды виджетов:

• простой список задач;
• сводная таблица;
• статистика;
• график событий;
• заметки;
• график выполнения работ («Создано»/«Решено»).

Добавим «Статистику» в качестве примера. Для этого в настройках нужно будет указать количество отображаемых задач на одной странице, фильтр (лучше всего скопировать из уже ранее созданных вариантов, которые приведены на «дашборде»), параметры подбора и группировки, интервал автоматических обновлений.

В итоге получим именно тот формат отображения, который выбрали. Обратите внимание, что разработчики предусмотрели возможность настройки типа доски «Agile». Для этого нужно выбрать разновидность гибкой системы «Скрам» или «Канбан». Если вы хотите отойти от представленных классических управленческих методологий, создав свою собственную, то вам подойдёт «Простая».

Основное отличие между «Скрам» и «Канбан» дашбордах в используемых колонках. В первом случае внимание уделяется спринтам (временным отрезкам, в рамках которых реализуется определенная часть проекта) и упорядоченному списку задач, исходя из приоритета и важности для реализации (бэклогам).

При использовании управленческой методологии «Канбан» внимание уделяется статусу задач и большей гибкости динамики. Спринты, в большинстве случаев, не имеют ярко выраженных границ, которые могут сдвигаться в зависимости от внешних условий, влияющих на ход реализации проекта. Исходя из этого, видоизменяется и «дашбоард».

Какой из вариантов выбрать?! Решайте сами, исходя из того, какой подход вам ближе – чёткие спринты и беклоги или большая динамика и сильная зависимость от множества факторов.

Ещё одна опция, которую стоит рассмотреть, – управление шаблонами. Для создания нового, достаточно выбрать «Параметры» «Яндекс Трекера» и соответствующий пункт.

Далее выбираем тип «Задача» или «Комментарий».

Вводим название, краткое описание и задаём остальные настройки в зависимости от разновидности. В случае с задачами, это будет типовой вариант с базовыми установками, конкретными исполнителями и наблюдателями. Данная опция замечательно подойдёт при подготовке технических заданий специалистам различных направленностей.

В случае с комментариями, шаблон представляется собой текст-заготовку, которую легко можно вставить всего лишь одним нажатием мышью.

Заключение

Рассмотрев систему для управления проектами «Яндекс Трекер», можно сделать очевидный вывод: наглядный и дружелюбный интерфейс в сочетании с продуманной логикой постановки задач – делают продукт отличным решением для производств любого уровня и развития. Гибкость сервиса позволяет его внедрить практически в любой вид бизнеса.

Если вы хотите ознакомиться с представленным «Яндексом» техническим решением – воспользуйтесь бесплатным тестовым периодом на 60 дней и начните его настраивать под себя. Только так можно понять, на сколько гармонично вписывается сервис в ваш бизнес и на сколько именно Вам, если будете сами управлять проектом, так как часто бывают ситуации, носящие чисто индивидуальный характер.